Tecnología Informática: ¿cada vez menos eficaz?

El sector japonés de las Tecnologías Informáticas (IT, por sus siglas en inglés) lleva un par de décadas dando protagonismo a las IT como vehículo para la innovación y la creación de ventaja competitiva del país. Sin embargo, los empresarios del resto de los sectores parecen cuestionar la validez de ese enfoque, e incluso los que pertenecemos al sector de las IT tenemos nuestras dudas.

Poca eficacia

Cabe reconocer que las IT han realizado una aportación valiosísima al mundo laboral. Solo hay que recordar la forma de trabajar de hace diez años: el cierre de las tareas de cada mes solía alargarse hasta mediados del siguiente y había que hacer malabarismos para publicar los resultados trimestrales a tiempo.

Es evidente que las IT han contribuido a la mejora de la eficiencia empresarial mediante la llamada "planificación de recursos empresariales", que permite a las empresas integrar los sistemas de gestión de todos los departamentos, mejorar la eficiencia operativa y ahorrar recursos. Por poner un ejemplo, las IT permiten que la información que introducimos en el sistema de gestión de ventas se almacene automáticamente en el sistema de contabilidad. Pero, aun considerando las ventajas mencionadas arriba, muchos siguen preguntándose si las IT son verdaderamente eficaces. Lo que se pone en duda, concretamente, es si las ventajas que aportan compensan el presupuesto que se invierte en ellas.

El desconocido mercado de las IT

Aunque son pocos los que conocen la escala del mercado de las IT en Japón, resulta ser un gigante estimado en unos 14 billones de yenes. Y esta cifra no incluye ni las transacciones de comercio electrónico ni las ventas de juegos en línea. El mercado más grande del mundo es el de los Estados Unidos, que dobla aproximadamente el mercado nacional japonés. El segundo puesto del ranking mundial lo ocupa la Unión Europea, seguida de cerca por China y Japón. Si realizamos la clasificación atendiendo al mercado individual de cada país, Estados Unidos, China y Japón ocupan los tres primeros puestos.

Dadas las titánicas dimensiones de estos mercados, las empresas invierten cantidades exorbitantes de capital a las IT. No obstante, la rentabilidad de dichas inversiones es más que dudosa; da la sensación de que la inversión en las IT no está dando los resultados de impulso a la innovación y creación de la ventaja competitiva que se persiguen. A continuación analizaré los motivos de esa falta de resultados.

Compitiendo para no quedarse atrás

Hoy en día las IT constituyen una herramienta indispensable para el trabajo. El problema son los sistemas que contribuyen directamente en ese trabajo. Hasta la fecha estos sistemas han abarcado toda la cadena de valor empresarial, desde los sistemas de contabilidad y gestión de pedidos hasta los de administración de stock y producción. Sin ellos no se puede ni registrar el pedido de un cliente, tan profundamente integrados están en el proceso de trabajo.

El hecho de depender de sistemas tan caros para las tareas cotidianas supone en sí mismo un gran problema. Y es que, aunque es cierto que esos sistemas ofrecen ventajas hasta cierto punto como la mejora de la eficiencia y la prevención de errores, no se puede afirmar que contribuyan a la creación de ventaja competitiva ni a la innovación.

A estas alturas, sin embargo, sería inconcebible abandonar los sistemas de IT y volver al estilo de trabajo de la vieja escuela. Resultaría simplemente inaceptable que un pedido que ahora tarda veinticuatro horas en enviarse desde su encargo pasase a tardar las setenta y dos que tardaría si se gestionase manualmente. Así pues, aunque el sistema de envío en veinticuatro horas no ofrezca una ventaja competitiva, el sistema de envío manual supondría una notable desventaja para la empresa que lo aplicara. Este ejemplo ilustra cómo las empresas invierten grandes cantidades de capital en los sistemas de información, ya no para ganar ventaja competitiva, sino para no quedarse atrás respecto a la competencia.

Sin presupuesto para probar cosas nuevas

El presupuesto que dedican las empresas japonesas a las IT varía según el sector, pero suele situarse entre el 1% y el 3% de las ventas. Cuesta hacerse a la idea de que este gasto sirve solo para mantenerse en el pelotón. Aun así, alrededor del 70% del presupuesto de las IT se dedica al mantenimiento de los sistemas ya existentes. Además, en lugar de disminuir, este presupuesto aumenta progresivamente como la nieve que cuaja y se acumula en el suelo.

En definitiva, solo el 30% del presupuesto para las IT se invierte en la innovación, sin que eso aporte necesariamente ninguna ventaja competitiva. Este dato señala que es muy probable que el presupuesto para las IT se dedique básicamente a evitar la desventaja competitiva.

Tres problemas profundamente arraigados

¿Por qué resulta tan difícil reducir los costes de mantenimiento de los sistemas de IT? Podemos identificar tres factores que lo explican.

El primer factor es que los sistemas son como una caja negra: no se sabe qué contienen. En el caso de los sistemas más antiguos, a menudo el diseño no está documentado, o bien la documentación existente no coincide con las características del sistema. Esto se debe a que la documentación raramente se actualiza para incluir las mejoras que se van realizando en el sistema. Y es que, aunque las mejoras sean necesarias para el mantenimiento, cada vez que se aplica una mejora hay que analizar el sistema existente, lo que requiere una inversión importante de tiempo.

El segundo factor tiene que ver con la creciente complejidad de los sistemas de información. Como los sistemas de información de cada empresa son un compendio de varios subsistemas optimizados, surge la necesidad de unificar los datos de cada subsistema en una interfaz global. Así, cuando una empresa realiza una mejora en uno de los subsistemas, se ve obligada a modificar también el resto de los subsistemas relacionados. Esto sin duda eleva el nivel de complejidad del mantenimiento de los sistemas de información.

El tercer factor es la dependencia de personal. La empresa depende de personas concretas que son las únicas que conocen el funcionamiento del sistema. En muchos casos la documentación sobre el diseño del sistema existe únicamente en la mente de los ingenieros, lo que a su vez lleva a que estos ingenieros sean los únicos responsables del sistema. Aunque esta situación asegure el puesto de trabajo a esos ingenieros, al mismo tiempo les arrebata las posibilidades de adquirir nuevas competencias técnicas para progresar profesionalmente.

Falta de visibilidad

Quisiera analizar de nuevo la influencia de los tres factores expuestos arriba sobre el encarecimiento de los sistemas de información y sus posibles soluciones. Muchos son de la opinión que la solución del problema consiste simplemente en aportar más visibilidad a los sistemas de IT. Sin embargo, años de experiencia demuestran que se trata de una meta muy difícil de alcanzar.

Ante esta situación, debemos preguntarnos lo siguiente: ¿qué papel deben desempeñar los gerentes de sistemas? O incluso: ¿son realmente necesarios los gerentes de sistemas? Se trata de una cuestión harto delicada que me gustaría revisar en mi siguiente artículo.

(Traducido al español del original japonés escrito el 7 de junio de 2013)