« E-Tra Note », un pont entre les écoles japonaises et les parents d’enfants étrangers

Des informations scolaires disponibles dans sa propre langue

À l’école primaire d’Ôarai, dans la ville du même nom, dans la préfecture d’Ibaraki, les élèves issus de milieux internationaux représentent une proportion importante du total de 400 élèves que compte l’établissement. Près d’un élève sur dix a des racines hors de l’Archipel, notamment en Indonésie.

Si la classe est terminée, pour Kikuchi Takako, professeure de japonais, la journée est loin d’être finie. Elle s’assied devant son ordinateur et se met au travail. L’outil qu’elle utilise s’appelle « E-Tra Note », un registre de correspondance multilingue conçu pour faciliter la communication avec les parents ou représentants légaux de ses élèves qui ne parlent pas japonais ou le parlent mal. Ce système lui permet d’envoyer des messages concernant la classe et des notes aux familles dans leur langue maternelle, qu’elle a enregistrés au préalable.

« E-Tra Note », affiché en indonésien à gauche et en japonais à droite. (© Wakabayashi Hideki)

Nul besoin pour les professeurs d’apprendre d’autres langues pour communiquer avec les familles de leurs élèves. « E-Tra Note » contient 500 mots et expressions fréquemment utilisés à l’école qui ont été traduits par des professionnels. Les professeurs sélectionnent les mots et expressions dans l’ordre et le logiciel prépare lui-même les messages pour les familles. Lorsque les messages sont envoyés, les parents reçoivent un e-mail dans la langue de leur choix. Des photos et illustrations peuvent également être attachées en guise de pièce jointe. « Je m’en sers tellement souvent que je me demande comment je pourrais faire autrement avec les familles », explique Kikuchi.

Transmettre aux parents les demandes quotidiennes de l’école peut être difficile en raison de différences linguistiques et culturelles. Les élèves, surtout ceux des petites classes, doivent souvent apporter de chez eux des récipients vides, comme des boîtes ou des bouteilles, pour les cours d’arts plastiques notamment. Mais parfois, les consignes des enseignants dans les cahiers de correspondance des enfants (renraku-chô) ne suffisent pas. « Un e-mail dans leur langue maternelle accompagné de photos incitera davantage les parents à répondre, » nous dit Kikuchi.

Une classe à l’école primaire d’Ôarai, où un enfant sur dix a des origines étrangères. (© Tanaka Keitarô).

Le système inclut également du vocabulaire pour les fournitures scolaires de base (chaussons d’intérieur, crayons de couleur, tablier pour les cours de cuisine etc.) et couvre la plupart des événements de la vie scolaire, dont les journées sportives et les voyages et excursions. Les professeurs sélectionnent les différentes situations dont ils ont besoin pour communiquer, comme par exemple lorsque les conditions météo nécessitent que les parents viennent chercher leurs enfants ou qu’ils doivent remplir un n questionnaire. « E-Tra Note » affiche une série de phrases modèles déjà traduites que les professeurs combinent pour écrire le message qui convient. Le système peut générer plus de 20 000 types de notifications, permettant aux écoles de transmettre des informations qui conviennent pour chaque situation.

Sélectionner une situation pour afficher un nombre de phrases qui pourraient convenir. (© Wakabayashi Hideki)

Facilitation de la communication à distance

Le directeur, Onuma Masami, se souvient très bien de la situation dans laquelle se trouvait l’école primaire d’Ôarai avant de commencer à utiliser ce logiciel. « Lorsque l’école a dû fermer en raison de la pandémie de Covid-19, des professeurs ont dû appeler un par un les enfants étrangers et leur expliquer que l’école allait devoir fermer ou leur expliquer dans quelle situation il était plus prudent que les enfants restent chez eux. » Mais de nombreux parents étaient mal à l’aise car la communication se faisait en japonais. Et la méthode en elle-même était tout simplement inefficace. Nous avons décidé d’introduire “E-Tra Note” lorsque nous avons su que le logiciel pouvait être adapté pour l’indonésien. Maintenant, la communication avec les parents est beaucoup plus rapide. »

Le logiciel permet une communication fluide dans les deux sens. Lorsque les parents des enfants doivent fournir des informations à l’école, comme signaler une absence, ils peuvent simplement sélectionner des messages tels que « mon enfant n’ira pas à l’école aujourd’hui » ou « je vais envoyer mon enfant à l’école maintenant » dans leur langue natale. Et inversement, l’école peut également visionner les messages en japonais envoyés par les parents.

À l’entrée de la classe de japonais de l’école primaire Ôarai, un message en plusieurs langues vous souhaite la bienvenue. (© Tanaka Keitarô)

Réduire la charge de travail des professeurs

Ce système numérique de registre des correspondances a été conçu par Wakabayashi Hideki, professeur associé invité à l’Université d’Utsunomiya, dans la préfecture de Tochigi, et ensuite développé et commercialisé par la grande imprimerie Toppan. Ce service a l’avantage d’être peu coûteux : seulement 5 000 yens par établissement et par mois (28 euros), et ce quel que soit le nombre d’utilisateurs. 160 établissements l’ont adopté dans tout le pays, notamment des écoles primaires et des collèges.

Alors qu’il était professeur d’anglais dans un collège, Wakabayashi s’est vu confier la responsabilité d’un cours de japonais destiné aux élèves étrangers. Il n’a pas épargné ses efforts, cherchant à communiquer au mieux avec les familles des enfants et à nouer des liens de confiance.

Il a alors pu constater que de nombreux professeurs avaient des difficultés à communiquer et en ressentaient un certain stress. De nombreuses informations envoyées depuis l’école à destination des parents, telles que des détails concernant les affaires que les élèves devaient apporter, les devoirs, les voyages scolaires ou encore les événements étaient annoncées au moyen d’affiches ou de notes, toutes écrites en japonais. Cependant, les parents ne comprenaient pas toujours toutes les informations. En conséquence, les professeurs devaient parfois appeler les parents ou même leur rendre visite, et les assistants linguistiques étaient submergés de travail. Dans certains cas, le travail de traduction nécessaire se faisait au détriment du temps consacré à l’enseignement à l’école.

S’appuyant sur ses années d’expérience dans le domaine de l’éducation, Wakabayashi Hideki a conçu ce qui allait devenir « E-Tra Note ». Encore au stade de prototype, il a remporté le prix du ministre des Affaires intérieures et des Communications lors du Concours de traduction multilingue de 2019. « Communiquer dans différentes langues étrangères n’est pas vraiment la responsabilité principale des professeurs, » explique Wakabayashi Hideki. « J’ai compris que nous avions besoin d’un système qui permettrait aux professeurs de communiquer en japonais de façon efficace et concise avec les familles, pour qu’ils puissent se concentrer sur l’enseignement, leur responsabilité première. »

Le système reposant sur une combinaison de phrases prédéfinies correctement traduites, il permet d’éviter la plupart des erreurs de transmission d’informations. « Certes, il existe des applications de traduction sur smartphone mais elles ne permettent pas d’écarter complètement le risque d’erreur. Et il y a des langues pour lesquelles cette solution n’est tout simplement pas optimale. L’important, c’est que les écoles puissent communiquer efficacement avec les parents des enfants. »

Au départ, neuf langues étaient prises en charge par le logiciel « E-Tra Note », dont le portugais, l’espagnol ou encore l’ourdou. Depuis, d’autres langues ont été ajoutées comme le dari et le pashto, les langues officielles de l’Afghanistan. Le logiciel est ainsi maintenant compatible avec 11 langues.

Le travail à la maison est essentiel pour améliorer les capacités linguistiques en japonais comme les résultats scolaires dans leur ensemble, et la compréhension et le soutien des parents des enfants étrangers sont indispensables pour aider ces enfants à prendre l’habitude d’étudier chez eux. Si les barrières linguistiques ne peuvent pas disparaître entièrement, les outils de communication technologiques peuvent encourager les parents à s’impliquer davantage dans l’apprentissage de leurs enfants et l’endroit où ils étudient, ce qui peut également avoir un impact positif et les faire progresser à l’école.

Réduire les problèmes et nouer des liens de confiance

Les enfants eux aussi apprécient « E-Tra Note ». Née au Japon, Ngenget Yukimi est d’origine indonésienne . Elle est en classe de sixième. Sa mère ne comprend pas parfaitement le japonais. « Quand ma mère lit une notification sur “E-Tra Note”, elle peut me rappeler d’apporter les affaires dont j’ai besoin, ça m’aide beaucoup », explique-t-elle. Sumaran Kenzo, lui aussi en classe de sixième, trouve le logiciel très utile. « Je ne sais pas toujours comment expliquer les choses au mieux, donc j’utilise “E-Tra Note” pour avoir des informations sur les événements et les journées d’observation pour ma mère. »

Sumaran Kenzo (à gauche) et Ngenget Yukimi (© Tanaka Keitarô)

Le principal Onuma insiste sur l’efficacité du logiciel de correspondance multilingue : « Il permet aux enfants de participer sans appréhension aux activités pédagogiques et aux événements de la vie scolaire (…) si les parents ne comprennent pas les notifications envoyées par l’école, il est certain qu’il y aura des problèmes. Donc avoir l’information dont ils ont besoin est un avantage de taille. »

Toutefois, des défis demeurent. Certains parents ne lisent pas les e-mails que l’école leur envoie, ou n’y répondent pas. D’autres ne savent pas qu’ils ont reçu un message car leur boîte de réception est encombrée par un volume trop important d’e-mails. À l’école primaire d’Ôarai, les professeurs utilisent « E-Tra Note » pour prévenir les enfants lorsqu’ils leur ont envoyé un e-mail et leur demandent de rappeler à leurs parents de le lire. Cela permet d’éviter que d’importantes informations ne soient pas transmises.

Wakabayashi Hideki insiste sur l’importance du rôle joué par « E-Tra Note » entre les écoles et les familles. « L’information est le socle de la confiance. La première étape dans la création d’une relation de confiance est de communiquer de façon précise avec les parents, leur dire ce qu’il se passe à l’école au quotidien. Et il faut que les mêmes informations soient accessibles à tous. Je pense qu’il est essentiel pour l’éducation que chacun, japonais ou non, puisse rester connecté. »

Grâce à « E-Tra Note », les professeurs peuvent également choisir des options de réponse pour les parents. (© Wakabayashi Hideki)

Le nombre d’enfants étrangers ne cesse d’augmenter au Japon, ainsi que leurs pays d’origine. Et « E-Tra Note » devrait continuer de jouer un rôle important, en rapprochant les écoles et les familles, ce que l’enseignement de la langue japonaise ne peut faire à lui seul.

(Les informations sur les établissements scolaires et les notes des élèves sont exactes à la date de l’année scolaire 2025. Photo de titre : Kikuchi Takako, professeure de japonais, et un écran d’E-Tra Note affichant un e-mail envoyé aux parents en langue indonésienne. © Tanaka Keitarô)