E-Tra Note, una herramienta para conectar a las familias extranjeras con los colegios en Japón

La información que necesitan los padres en el idioma que hablan

En la Escuela Primaria Ōarai, en la prefectura de Ibaraki, los alumnos de origen internacional representan una parte significativa de su alumnado de 400 niños. Alrededor de uno de cada diez tiene sus raíces en países extranjeros, como Indonesia.

Tras finalizar las clases de la jornada, la profesora de idioma japonés Kikuchi Takako comienza a escribir en su equipo. La herramienta que utiliza se llama E-Tra Note, un cuaderno de comunicación multilingüe diseñado para facilitar la interacción con los tutores de sus alumnos que no hablan japonés. Mediante este sistema, puede enviar comunicados del aula y del curso a las familias en sus respectivas lenguas maternas, registradas previamente.

Pantallas de la herramienta E-Tra Note: en indonesio a la izquierda y en japonés a la derecha. (© Wakabayashi Hideki)

Los docentes no necesitan aprender los otros idiomas para comunicarse con las familias de los alumnos. E-Tra Note contiene 500 frases y palabras habituales de ámbito escolar traducidas por profesionales. Los profesores solo tienen que seleccionar las frases y palabras en orden, y el programa prepara las notificaciones para las familias. Al enviar los mensajes, los padres reciben un correo electrónico en el idioma de su elección. También se pueden adjuntar fotos e ilustraciones. “Lo utilizo tanto que no me imagino cómo podría comunicarme con estas familias sin él”, afirma Kikuchi.

Transmitir las peticiones escolares cotidianas a los padres puede suponer un desafío cuando existen diferencias lingüísticas y culturales. Por ejemplo, los alumnos, sobre todo en los primeros cursos, suelen necesitar llevar de casa recipientes vacíos, como cajas y botellas, para las clases de plástica u otras asignaturas. Sin embargo, las instrucciones del docente escritas únicamente en el cuaderno de notas (renrakuchō) de los niños no siempre logran transmitir el mensaje. “Si los padres reciben un correo electrónico en su lengua materna y se adjuntan fotos, es mucho más probable que respondan”, explica Kikuchi.

Una clase de la escuela primaria de Ōarai, donde una décima parte del alumnado tiene origen extranjero. (© Tanaka Keitarō)

El sistema incluye términos relativos al material escolar básico (como calzado de interior, lápices de colores y delantales para las clases de cocina) y abarca la mayoría de los eventos escolares, incluidas las jornadas deportivas y las excursiones. Los docentes seleccionan las distintas situaciones que necesitan comunicar, desde condiciones meteorológicas adversas que exigen que los tutores acudan a recoger a sus hijos hasta la necesidad de entregar un cuestionario. A continuación, E-Tra Note muestra una variedad de frases modelo pretraducidas que los profesores combinan para crear el mensaje adecuado. El sistema puede generar más de 20.000 tipos de notificaciones en total, lo que permite a los centros educativos ofrecer información adaptada a cada circunstancia concreta.

El programa permite seleccionar una situación concreta para visualizar varias frases que podrían ser adecuadas. (© Wakabayashi Hideki)

La pandemia de la COVID-19 impulsó los recursos telemáticos

El director Onuma Masami recuerda con claridad cómo eran las cosas antes de que la Escuela Primaria Ōarai implantara la herramienta: “Cuando el colegio cerró repentinamente debido a la pandemia de la COVID-19, los profesores tenían que llamar uno a uno a los padres de los niños extranjeros para explicarles cuándo estaría cerrada la escuela o indicarles qué tipo de estado de salud exigía que sus hijos se quedaran en casa. Pero muchos padres se sentían incómodos al desarrollarse todo esto en japonés. Además, el proceso era sencillamente ineficiente. Decidimos introducir E-Tra Note cuando supimos que se podía adaptar para incluir el indonesio. Ahora la comunicación con los padres es mucho más ágil”.

El sistema permite una comunicación fluida en ambos sentidos. Cuando los tutores necesitan proporcionar información al centro educativo, como notificar una ausencia parcial o de la jornada completa, solo tienen que seleccionar mensajes como “Mi hijo no irá hoy a la escuela” o “Voy a enviar a mi hijo a la escuela ahora” en sus lenguas maternas, y el centro puede ver estos mensajes recibidos en japonés.

En el aula de japonés de la escuela primaria de Ōarai se muestran saludos en varios idiomas. (© Tanaka Keitarō)

Una menor carga de trabajo para los docentes

Este sistema de cuaderno de notas digital fue concebido por Wakabayashi Hideki, profesor asociado visitante en la Universidad de Utsunomiya, en la prefectura de Tochigi, y desarrollado y distribuido por la importante empresa de impresión Toppan. El servicio es económico, con un coste de solo 5.000 yenes al mes por centro escolar, independientemente del número de usuarios. Ha sido adoptado por unas 160 instituciones en todo el país, principalmente escuelas de primaria y secundaria.

Wakabayashi solía enseñar inglés en educación secundaria. En un momento dado, se le encomendó una clase de idioma japonés para alumnos extranjeros, y dedicó un tiempo y esfuerzo considerables a comunicarse y crear una relación de confianza con las familias de los niños.

Sin embargo, observó que muchos docentes tenían dificultades con este proceso de comunicación y se sentían estresados por ello. Gran parte de la información enviada desde los centros educativos a los hogares, como los detalles sobre lo que los alumnos deben llevar, los deberes, las excursiones y los eventos escolares, se entregaba a través de circulares y notas escritas en japonés. No obstante, los padres no siempre podían comprender del todo la información. Como resultado, en ocasiones los profesores tenían que explicar los pormenores por teléfono o mediante visitas domiciliarias, y los asistentes lingüísticos se veían desbordados por las tareas de traducción. En algunos casos, esto terminaba reduciendo el tiempo disponible para la enseñanza.

Basándose en sus años de experiencia en primera línea de la educación, Wakabayashi ideó lo que con el tiempo se convertiría en E-Tra Note. En la fase de prototipo, obtuvo el Premio del Ministro de Asuntos Internos y Comunicaciones en el Concurso de Traducción de Voz Multilingüe de 2019. “Comunicarse en idiomas extranjeros no es realmente la responsabilidad principal de los docentes”, señala Wakabayashi. “Me di cuenta de que necesitábamos un sistema que permitiese a los profesores comunicarse de forma precisa y concisa con las familias en japonés, para que pudieran centrarse en la educación, que es su cometido principal”.

Como el sistema se basa en combinaciones de frases preestablecidas y traducidas correctamente, permite evitar la mayor parte de los errores en la transmisión de la información. Wakabayashi afirma: “Existen opciones de traducción mediante aplicaciones para teléfonos inteligentes y herramientas similares, pero en esta fase las traducciones erróneas no se pueden evitar por completo, y hay idiomas para los que la traducción automática no funciona bien. Lo importante es que los centros educativos puedan comunicarse con los padres con precisión”.

E-Tra Note comenzó inicialmente con nueve idiomas, entre ellos el portugués, el español y el urdu. Actualmente es compatible con 11 idiomas tras incorporar el dari y el pashto, las lenguas oficiales de Afganistán.

El estudio en el hogar es esencial para mejorar tanto el rendimiento académico como el nivel de japonés, y la comprensión y el apoyo de los padres de los niños extranjeros resultan fundamentales para ayudar a estos alumnos a desarrollar el hábito de estudiar en casa. Aunque las barreras lingüísticas no pueden eliminarse por completo, las herramientas tecnológicas de comunicación pueden fomentar una mayor implicación de los padres en el aprendizaje de sus hijos y en la vida escolar, lo que a su vez puede repercutir de forma positiva en su progreso académico.

Tecnología al servicio de la enseñanza: herramientas digitales para la educación de los niños extranjeros en Japón | Nippon.com

La tecnología desempeña un papel cada vez más importante en la educación, y el aprendizaje de lenguas extranjeras no es una excepción: las TIC facilitan la enseñanza del japonés entre los menores extranjeros residentes en Japón.

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Reducir problemas y construir una relación de confianza

Los niños también valoran E-Tra Note. Ngenget Yukimi es una alumna de sexto de primaria que tiene raíces indonesias pero nació en Japón. Su madre no comprende el japonés del todo. “Cuando mi madre lee las notificaciones en E-Tra Note, me recuerda que traiga las cosas que necesito, por lo que resulta de gran ayuda”, afirma. Sumaran Kenzō, también alumno de sexto de primaria, señala: “No siempre sé cuál es la mejor manera de explicar las cosas, así que uso E-Tra Note para transmitirle a mi madre la información sobre los eventos y los días de observación para los padres”.

Sumaran Kenzo (a la izquierda) y Ngenget Yukimi. (© Tanaka Keitarō)

El director Onuma reitera la eficacia del sistema de cuaderno de notas multilingüe: “Permite a los niños participar en el aprendizaje y en los eventos escolares sin tener que preocuparse”, afirma. “Si los padres no entienden los comunicados de la escuela, es seguro que surgirán problemas, por lo que recibir la información que necesitan supone un gran beneficio”.

Sin embargo, persisten algunos desafíos. Algunos padres no leen los correos electrónicos ni responden a ellos. Otros ni siquiera se percatan de los mensajes porque sus bandejas de entrada están saturadas de otras notificaciones. En la Escuela Primaria Ōarai, los profesores avisan a los alumnos cuando han enviado un mensaje a través de E-Tra Note y les piden que recuerden a sus padres que lo revisen. Esto ayuda a evitar que se pase por alto información importante.

Wakabayashi subraya el relevante papel que desempeña E-Tra Note entre los centros educativos y las familias: “La información es lo que genera confianza. El primer paso para crear una relación de confianza es comunicar con precisión a los padres lo que ocurre en la escuela en el día a día, poniendo la misma información al alcance de todos. Creo que es fundamental para la educación que todo el mundo, ya sea japonés o procedente de otro país, pueda mantenerse conectado”.

E-Tra Note también permite a los profesores seleccionar las opciones de respuesta entre las que pueden elegir los padres. (© Wakabayashi Hideki)

El número de menores extranjeros continúa aumentando en Japón, y sus países de origen son cada vez más diversos. Se espera que E-Tra Note siga desempeñando un papel importante a la hora de conectar los centros educativos y las familias, un ámbito al que la enseñanza del idioma japonés por sí sola no puede dar respuesta.

(Publicado originalmente en japonés; la información sobre el centro educativo y las calificaciones de los alumnos corresponden al curso académico 2025. Imagen del encabezado: Kikuchi Takako, profesora de japonés, y una pantalla de E-Tra Note en la que se muestra un correo electrónico enviado a los padres en indonesio. © Tanaka Keitarō.)